• دلار آمریکا (خرید): 12,200
  • دلار آمریکا (فروش): 12,800
  • دلار کانادا (خرید): 9,400
  • دلار کانادا (فروش): 9,700

توصیه های کارشناسان در رابطه با نوشتن یک ایمیل جامع و کامل

در نوشتن یک ایمیل خوب عوامل زیادی دخیل می باشند. در واقع محتوای ایمیل باید به گونه ای باشد که به طور شفاف منظور شما را برساند و حرفه ای بودن شما را به خوبی نشان دهد. در ادامه با ارائه راهکارهایی از سوی کارشناسان و اعمال آن در ایمیل تجاری و رسمی می توانید مهارت نوشتاری خود تقویت را نمایید.

از اصطلاحات سنتی تجارت کمک بگیرید
به پیشنهاد مایکل جی مردیت استادیار رشته مدیریت و ارتباطات از دانشگاه کارولینای شمالی از قواعد مرسوم سنتی نامه نگاری استفاده کنید. به گفته وی نامه خود را با Dear آغاز کنید چرا که از این طریق مخاطب نامه را محترم شمرده اید. همچنین پیش از نوشتن نام گیرنده عناوین مناسب Ms, Mr یا Dr را در نامه خود قید فرمایید.

دنیل کولادیس معاون مدیریت بخش ارتباطات و کاریابی دانشکده تجارت McDonough بیان کرد بهتر است با regards نامه خود را پایان دهید چنانچه روابط نزدیکتری با مخاطب نامه دارید عبارات نسبتا رسمی best regards و warm regards را قید نمایید. ناگفته نماند که sincerely مناسب نامه های خیلی رسمی می باشد.

لحن و رفتار مخاطب خود را در نظر بگیرید
در کنار نگارش و نوشتار حرفه ای، به لحن و رفتار گیرنده نامه نیز توجه فرمایید. به عنوان مثال اگر مخاطب شما از ایموجی استفاده می کند شما نیز با هدف برقراری ارتباط بهتر می توانید از این ابزار استفاده کنید. هماهنگی با لحن و سبک گفتاری مخاطب سبب می شود وی دریابد که الگوهای رفتاری و گفتاری شایسته او رعایت شده است.

مختصر و مفید منظور خود را برسانید
ساختار و محتوای ابتدایی نامه باید به صراحت منظور شما را بیان کنید. این موضوع برای موفقیت در امر نامه نگاری بسیار حائز اهمیت است. سعی کنید محتوای ایمیل مختصر و مفید باشد. اگر مخاطب نامه سرکارگر یا مسئول استخدام است علی رغم توجه به برنامه کاری روزانه وی، سزاوار است اطلاعات کمتری از او تقاضا کنید زیرا منجر به خرسندی وی خواهد شد.

ذکر تاریخ دقیق انجام کارها نیز از دیگر مسائل مهم نامه نگاری است. به عبارتی دیگر علاوه بر ذکر موضوع موردنظر خود، تاریخی (برای تماس تلفنی، دیدار حضوری و...) برای پیگیری موضوع خود مشخص کنید.

برقراری ارتباط شخصی
چنانچه گیرنده ایمیل همکار، مسئول کارگزینی و یا رئیس تان باشد برقراری ارتباط شخصی یکی از عوامل نفوذی در بحث تجارت است. برای مکاتبه با همکار کمی خودمانی باشید و یا برای تایید گردهمایی ادارای علاوه بر پاسخ بله یا خیر از نقل و قول استفاده نمایید.

ارسال ایمیل پیگیری یا Follow up را فراموش نکنید. از این طریق می توانید در رابطه با سوالاتی که در پایان نخستین قرار ملاقات حضوری یا تلفنی مطرح خواهند شد اطلاعات کسب کنید.

ترجمه لیلا لطفی سیاهمزگی
 
 

ثبت دیدگاه

Captcha Image