مدیران موفق رویداد ، چه ویژگی های باید داشته باشند؟

یا می دانید که “هماهنگی رویداد” پنجمین شغل پراسترس دنیا در سال ۲۰۱۶ لقب گرفته است؟ ۴ شغل اول این لیست به ترتیب، سرباز ارتش، آتش نشان، خلبان هواپیما و افسران پلیس هستند. برگزاری موفق یک رویداد، طیف گسترده ای از مهارت ها را می خواهد و همچنین اعصابی از فولاد!
۱۰ ویژگی برتر برگزارکنندگان موفق یک رویداد در این مقاله آورده شده است:
۱- ارتباطات مردمی قوی دارند
اولین و مهمترین ویژگی که برگزار کننده یک رویداد می تواند داشته باشد، ارتباطات مردمی است. شما باید قادر باشید براحتی با مشتریان، دولتی ها، کارمندان و شرکت کنندگان رویدادها ارتباط برقرار نمایید. برای اینکه با چنین طیف وسیعی از افراد ارتباط خوبی برقرار کنید می بایست قادر باشید شرایط مختلف را به خوبی کنترل نمایید، اعتماد به نفس داشته باشید و در مقابل آن ها به خوبی رفتار کنید.
به یاد داشته باشید که اوقات خوشی را با افرادی که در ارتباط هستید سپری کنید و از کاری که انجام می دهید لذت ببرید. همین موضوع باعث می شود که افراد دوباره به سراغ شما بیایند. همه این کارها را نمی توانید به تنهایی انجام دهید پس ارتباط با دیگران را دست کم نگیرید.
۲- انعطاف پذیرند
برگزارکنندگان رویداد باید قابلیت این را داشته باشند که در زمان برگزاری رویداد اگر با چالشی روبرو شدند، کارهای مختلفی انجام دهند و سریع و بدون سر و صدا مشکل را حل کنند. خونسردی خود را حفظ کنند و بعد از حل آن دوباره به ادامه اجرای رویداد بازگردند.
۳- شنوندگان خوبی هستند
توانایی فهمیدن اینکه دست اندرکاران اصلی چه انتظاری از رویداد شما دارند، بسیار مهم است. شما باید قادر باشید نیازهای آن ها را تشخیص داده و انتظارات آن ها را بسنجید. دقت کنید که در مکالمات کلیدی، چه چیزی را باید بگویید و چه چیزی را نباید بگویید. این توجهات شما را همیشه یک پله جلوتر از بقیه نگه می دارد.
۴- سازمان یافته اند
برای آن که رویداد خود را با موفقیت برگزار کنید نیاز دارید که توانایی کنترل ۵۰ موضوع را به صورت همزمان داشته باشید. این قابلیت چند وظیفه ای برای برنامه ریزی یک رویداد بی عیب و نقص لازم است. بهترین برنامه ریزان، سیستم های بهبود خطا، چک لیست های مرحله به مرحله و ابزار تکنولوژی دستی دارند. کار کردن در رویدادها نیازمند توانایی تمرکز بر موضوع اصلی است حتی اگر همه چیز باعث شود که جزییات مهم جلوه کنند ولی باید موضوع اصلی همواره در راس قرار گیرد. برای جلوگیری از خستگی، بعضی از وظایفتان که زمان زیادی از شما می گیرند را به افراد دیگر محول نمایید.  اگر همه چیز طبق نقشه پیش نمی رود، نگران نباشید و بر اساس نقشه دوم پیش بروید!
۵- پرشور و شوقند
با همه استرسی که این شغل خواهد داشت، شما باید عاشق کارتان باشید. شور و شوق واقعی به شما کمک می کند که بر مشکلات مسیر غلبه کنید و حتی اگر در نقطه ای همه چیز خود را از دست دادید، خونسرد باقی بمانید. این ویژگی حتی موجب بخشی خلاقیت و الهام بخشی برای ایجاد چیزهای جدید نیز خواهد شد. چیزهایی مثل مدیریت زمان قابل یادگیری هستند ولی شور و شوق درونی قابل یاددادن نیست.
۶- به خوبی با اعضای تیمشان ارتباط برقرار می کنند
ارتباطات شفاف، محکم و محبت آمیز موجب می شود که به خوبی از پس رهبری یک تیم بر بیایید، همه افراد خود را در مسیر درست پیش ببرید و مطمئن باشید که اهداف رویداد بر همه افراد تیم روشن و واضح است. همچنین به شما این امکان را می دهد که دیدگاه های خود را به طور موثر با دیگران به اشتراک بگذارید و آن ها را هیجان زده کنید. این رابطه باید محترمانه باشد و کسی را آزرده نکند. همچنین باید انتقاد پذیر باشید و ایده های جدید را پذیرا باشید. هر فردی بخشی از موفقیت یک رویداد را موجب می شود. پس با آن ها ارتباطی شفاف داشته باشید به گونه ای که اعتماد آن ها را جلب کنید و به توانمندسازی آن ها کمک نمایید.
۷- حتی در شرایط سخت هم، آرامش خود را حفظ می کنند
تیم شما برای جواب همه سوالاتشان به سراغ شما می آیند. در شرایط حساس و استرس زا، وجود رهبری که کنترل خود را از دست داده و تصمیمات بسیار ضعیفی می گیرد می تواند اعضای تیم را تحت فشار زیادی قرار دهد. مدیران موفق رویدادها کنترل خود را حفظ می کنند و هر اتفاقی هم بیفتد، با همه با احترام رفتار می کنند. هرچقدر هم از درون عصبی هستید، سعی کنید خونسرد نشان دهید و آرامش خود را در میان افراد دیگر حفظ کنید.
۸- در حل مشکلات، خلاق هستند
اگر شرایط اضطراری پیش بیاید یا مثلا مجبور شوید که یکی از سخنرانی ها را در لحظات آخر تغییر دهید، باید در استفاده از منابعی که در اختیار دارید به اندازه کافی خلاق باشید. اینکه برای چالش های خود به دنبال راه حل خلاقانه باشید می تواند لذت بخش نیز باشد.
۹- قاطع هستند
برگزارکنندگان رویداد نیاز دارند که در لحظه تصمیمات متعددی بگیرند و آن ها را به سرعت اجرا کنند. مهم تر از آن، اینکه می دانند چه زمانی برای تغییر تصمیمات دیر است و باید برای هریک از مشکلاتی که به وجود می آید، راه حلی در نظر بگیرند و اجرا نمایند.
۱۰- باتجربه اند
وقتی شما تجربه زیادی در انجام کاری داشته باشید، برای مردم راحت تر است که به شما اعتماد کنند. حتی انجام آن کار و مقابله با چالش های آن کار برای شما نیز آسان تر می شود.علاوه بر آن، مدیران باتجربه به شبکه ای از افراد حرفه ای و قابل اعتماد دسترسی دارند که در مواقع موردنیاز با آن ها تماس می گیرند. اگر هنوز تجربه زیادی ندارید نگران نباشید. فقط به خود زمان دهید.
 

ثبت دیدگاه

Captcha Image